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十堰柏和心理:成為“快速工作達人”的7個信條


來源:十堰心理咨詢師培訓 十堰心理咨詢師考試  發表時間:2014-10-29  瀏覽次數:2300  

        自己也知道這是必須要做的工作,然而,就是不想動手去做。結果,工作不斷堆積起來,今天的一天就這樣結束了……一定有很多公司職員有著這樣的煩惱吧。

       對此,《THE21》雜志在2014年1月期中制作了特刊,以“快速著手工作的人與拖延工作的人何處不同”為題,采訪了五位快速工作達人。

照片從左往右為(敬稱省略):

山本真司(經營顧問/立命館大學經營研究生院客座教授)
戸塚隆將(シーネクストバートナーズCnext paterners)股份公司代表
吉田穂波(醫生 醫學博士)
川邊健太郎(雅虎股份有限公司副總監)
出口治明(life net生命保險有限公司 董事長)

        他們五位分別從商人、公司經營者、經營顧問、母親等角度講述了如何提高工作速度的方法,這些方法中也存在著不少共同要素。

        接下來,是我們精心總結出的“快速完成工作,告別拖延”的7大信條。



最大限度活用碎片時間
有以下情況的人要注意
· 以1小時為單位粗略制定計劃表

· 在路上總是發呆

· 空閑時間頻頻刷網上的新聞

       會議和會議之間間隔的10分鐘,去見客戶路上的15分鐘……像這樣的時間,我們都覺得什么也做不了,不知不覺就發著呆度過了。這樣的情況很多,但是,吉田穂波指出,恰恰這種時間,才寶貴的像金山。比如,寫上計劃書的名字,日期這種事情,利用這點間隙時間完成是綽綽有余的。這樣一來,還能有這樣一種效果“這項工作不是從零開始的,減少了阻礙,心情也變得輕松了。”類似的,山本真司也提倡“以15分鐘為一個時間單位”,利用手機等移動工具,調整環境,利用縫隙時間也能完成工作。

        在你每天的工作中,難道沒有利用“縫隙時間”就能完成的工作嗎?我建議你重新考慮一遍。



把提早下班制度化
有以下情況的人要注意

· 一味加班而經常感到疲憊困倦的人

· 每天,不特意決定下班時間而開始工作的人

· 總是在意周圍人的眼光,在公司留到最后的

        lifenet生命保險董事長出口治明指出,日本人大量加班是“日本國力下降”的大問題。事實上,受采訪的五位幾乎都指出了,張弛無度的長時間工作會削弱集中力這一點。

       因此,山本真司這樣說“把定時下班回家制度化,這樣的方法會十分有效。不過,也要需要注意,員工們因為不得不遵守規定而產生壓力這樣的副作用。”另一方面,沒有信心管理自己的人,吉田穂波建議“快到結束時間不要工作”這也很有效。另外,從領導的立場出發,也有必要像出門所說的那樣采取“禁止加班”的措施。不論怎樣,重要的是,在工作之前要在建立“今天幾點做完工作”這樣的目標而非“工作做完之后再回家”的想法。



把握判斷基軸,制定優先順序

有以下情況的人要注意

· 到公司上班之后開始看郵件,回過神來已經下午了

· “那件事也必須要做!”立即陷入了恐慌狀態

· 明明有想做的事情,但是游手好閑就這樣過完一天

        每天都被眼前的工作追趕著,卻不知道到底做什么好然后陷入慌張……這類人大多數是“沒有判斷事物輕重緩急的基準”的。比如,雅虎副總監川邊健太郎就指出,“只有制定好行動方針,下定決心后工作速度才能提高。”迷惑時有可以返回的地點,才能做出快速的判斷。

       另外,戸塚隆將也用“優先度”和“完成所需時間”的矩形圖來判斷工作,制定優先順序。這樣一來,有限順序就因人而異了。不過,還是有必要再次思考“我是怎樣確定工作的優先順序”這一行動指南針,然后不斷重復著對自己說,不斷寫下來,讓它成為自己的一部分,以提高自己的判斷力水準。



動機管理

♢有以下情況的人要注意

· 經常加班,睡眠時間總是不規則

· 到公司之后到開啟狀態要花好幾個小時

· 昨天明明很有干勁,今天完全沒有進取之心

        意外的,“干勁”是個十分重要的問題。我們正是因為覺得累了,厭煩了,所以才容易拖延工作。因此,首先我們管理好自己的身體狀況。戸塚隆將說,在高盛公司時的自己的上司不管多忙都會在規定的時間回去,戸塚氏自自己也是,無論多忙都會注意保證一定的睡眠時間。

        另一方面,身體上雖然沒有問題,但是也存在怎么也打不起精神,拿不出干勁的情況。這種時候,吉田 穂波推薦這樣做,“回憶一下自己在什么樣的時候會有做事的情緒。”不同的人,會有“被別人表揚的時候”“進行著積極的話題的時候”不一樣的回答。不過正是因為他們知道這點,才能管理自己的動機情緒。而且,最早提出“工作是很快樂的事”的就是川邊健太郎。確實,如果忘了這一點,再勉強自己也提不起干勁。



逼迫自己制定停下來的時間

♢有一下情況的人要注意

· 星期六也一定會有某方面的工作。剩余的休息日只是睡覺

· 只是處理眼前的工作,不知不覺就太陽落山了

· 因為珍惜時間,討厭和別人閑談

        所謂“快速工作法”很容易讓人理解為“珍惜1分1秒,都用來工作”,但是令人想不到的是,更多的人指出,重要的是“逼迫自己制定停下來的時間”。

       例如,山本真司會把每周的幾個小時固定為“什么也不做,只是思考的時間”,據說戸塚隆將也會在休息日里設定這樣的時間。

       雅虎的川邊健太郎也是,不管多忙也不會忘記重視花在自己興趣上的時間。而且,據說正是在這種“強迫自己發呆的時間”里,自己能產生許多好想法。

        并且,就像出口治明所指出的那樣,在那些時間里進行自我提高,自我完善的活動的話,長期堅持就能使自己的工作能力上升。


早早安排工作

♢有以下情況定的人要注意

· to do list?(要做的事列表)那是菜鳥才做的事

· 總是不到截止日期提不起干勁

· 不知為何總是擔心下周的工作而無法集中眼前的工作

       工作列表什么的,總容易讓人覺得是新人才做的事情。不過戸塚隆將指出,世界的精英里也有寫工作列表的人,在回家前寫好明天該做的事務列表的人也有很多。

       確實,預先在前一天安排好工作的話,第二天就能很快著手開始工作。

        在此之上,山本真司建議,對于大項目,可以提早一個月“安排計劃,細分工作”。這樣,一點點推進細分了的工作,心理上也會有輕松的效果。

        需做事情列表和工作計劃能讓你“腦中的工作備忘錄增加”。腦袋思路清晰才能提高注意力,提升工作速度。牢牢記住這句話吧。



不要全部都一人承擔

♢有以下情況的人要注意

· “自己的工作自己做完”是我的自尊心。

· 擺脫別人會給對方添麻煩

· 上司不能總比員工辦事不利

       總是說“我好忙我好忙”的人,其實都是自己承擔著不必要的工作而非常感動痛苦。說起來,有責任感,口碑好;有時可能會給周圍人添麻煩,這也是一個問題,特別是如果某些立場上來說,受影響的范圍就更加大了。

       吉田穂波氏說,當自己舍棄“把撫養孩子擺脫給別人是多么荒唐的事”這樣錯誤的自尊的瞬間,所有的一切都理順了。另外,出口治明也說道“當時新人的時候,就向上司徹底的詢問工作的優先順序比較好。”確實,這樣對自己對上司都減少了浪費的時間。

        另一方面,山本真司從領導的角度,倡導“講出來”。也就是說,公司的老人和領導不要虛張聲勢,坦誠的說出“我也不清楚。”這樣就能逃出承擔不必要事物的惡習。無謂的自尊是百害無一利。

 

 

 

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